総務部で働きたい人のためのブログ

総務の仕事とは。総務の役割とは。総務の仕事について現役総務部長が思うところを本音でつづる。総務部はなんでも屋ではない。「困ったら総務部、面倒なことは総務部」なんてナンセンス。総務の仕事をロジカルにこなしてこそ仕事も充実する。縁の下の力持ちとしての総務を語る。

採用活動と総務

// 採用担当者にとって何より怖いのが採用候補者からの辞退の連絡だ。先日も女性総務部員の求人採用を行ったが、半年前・1年前に比べ明らかに応募者数が少ない。以前なら事務系職種ならハロ-ワ-ク経由でも掲載初日から数10件の反響があるのが当たり前で…

職務経歴書に書かれたスキル

// 会社側が求職者に対し最初のハ-ドルとして用意するのが書類選考という関門だ。実は一次面接・二次面接といった実際に膝を突き合わすステ-ジを突破することよりも書類選考を通過することの方が難関かもしれない。書類選考の2大要素である履歴書と職務経…

バックオフィスと営業の連係

// ぜひともランキングバナ-に応援クリックをお願いします。 営業部門は会社の花形であり、総務部を含む管理部門は会社の潤滑油とか、縁の下の力持ちと評される点は今も昔も変らない。 数字に追われる営業の仕事に比べ、ノルマというか、月間これだけのこと…

総務部に求められる新たな労務管理

ぜひともランキングバナ-に応援クリックをお願いします。 時代が変わり、一昔前の冗談が冗談では済まされない、あるいは些細な事でも社内問題にとどまらずネットによる拡散から世間から「ブラック企業」といった批判や中傷を受けるリスクの高まりは企業の悩…

総務に挑戦~転職準備(その1)

// 最近の傾向で、20代の中途採用面接者に気がつくことがある。まるでぶっつけ本番で面接に挑んでくるような応募者がけっこういるのだ。 面接の準備はよほどしっかりしてほしいところだが、「何かわからない点はありますか?」と聞いても「大丈夫です。」と…

「何でも屋の総務」の誤解

// ぜひともランキングバナ-に応援クリックをお願いします。 中小企業の総務部門では人事であったり経理であったり、大企業では独立した部門の仕事を一手に管轄する場合が少なくない。それだけ「何でも屋の総務」と言われる所以であろうか。 人事部門といえ…

在職中の転職活動

// 中途採用の募集に対し、既に前職を退社して比較的時間に余裕がある応募者と、在職中で時間調整が難しい応募者と2パタ-ンがある。比率にしては3:1ぐらいであろうか。私の会社では在職中の応募者については、平日の勤務終了後の面接を可能にするため19:…

新卒採用の現場で感じること

// 新卒採用に関しては学歴(学校歴)は未だにものを言うのは否定できない現実だ。もはや日本では大卒が大したステ-タスではなくなっているが、それでも一定の水準の大卒を採用したがる企業は多い。はじめて聞く大学名より6大学程度の水準ならば挨拶ぐらい…

採用活動と総務

// 中小企業を中心に人事採用部門を総務が管轄する会社はまだまだ多い。総務は会社外の関係機関でどのようなサ-ビスがするのかを把握し、それを使いこなしながら時間とお金をかけずにやりくりするセンスが求められる。 採用活動の媒体には公的機関であるハ…

総務に向く人、向かない人

// ぜひともランキングバナ-に応援クリックをお願いします。 総務に向く人とはどのような人物像なのだろう。営業職のようにノルマに追われたり、技術・研究職のように高い専門知識を要し静かな環境のなかで集中して仕事をするようなこともない。 黙っていて…

女性総務と男性総務

// ぜひともランキングバナ-に応援クリックをお願いします。 「総務部」と聞くと総務部長がベテラン男性社員、その周りを固めるのが数人の若い女性社員というのがイメ-ジされるのではないだろうか。 こうしたイメ-ジも会社ごとに総務が管轄する部門によっ…

マイナンバ-制度と総務部門

// ぜひともランキングバナ-に応援クリックをお願いします。 来年から社会と企業を大きく変えるだろうマイナンバ-制度が導入される。ここ数カ月、各所で開催される「マイナンバ-対策」に関係するセミナ-・勉強会に参加をした総務担当者は多いだろう。 今…

経験者優遇とは

// ぜひともランキングバナ-に応援クリックをお願い致します。 応募事項の中で「経験者優遇」というものがある。会社にしてみれば経験者イコ-ル即戦力を期待することになるイメ-ジがあまりに強いと思う。しかしこれとて絶対的な採用基準とはならないケ-…

総務部が配属希望人気第1位に

// ぜひともランキングバナ-に応援クリックをお願い致します。 会社の花形が営業部であった時代すでに昔の話となってしまったようだ。ある生命保険会社がまとめた調査によると社会人1年目と2年目を対象とした意識調査(2015.3)で配属されたい部署の第1位に…

総務部が中心になる新入社員を迎える準備

// 総務部の4月のスタ-トは新入社員を迎えることからはじまる。まずは新入社員に対する会社の告知の準備から、約1ヶ月にわたる新人研修の段取りとカリキュラムをしっかりこなすこと、社員の協力体制を最後まで維持・コントロ-ルする調整力が問われることに…

総務部員に必要な資格とは

// 総務部員の求人をしていると、時に物凄い数の資格をもつ方に出会うことがある。営業志望・事務系志望にかかわらず、最近では新卒(大卒)でも簿記や宅建をすでに取得している応募者が珍しくない。私は、そうした人物には面接では必ず資格の取得目的と動機…

総務としての視点 費用対効果について ②

// (つづき・・・)私はポケットから1枚の名刺を取り出し、その年配社員にたずねた。「この顧客情報の集約系である名刺に記された情報をあなたなら1枚当たり何分で入力できますか?」 名刺には会社名、個人名、住所、電話、FAX、ホ-ムペ-ジ、メ-ルアドレ…

総務としての視点 費用対効果について ①

// 新しいものを購入しようとするとき、その製品の金額が妥当なものかどうか十分吟味・分析する必要がある。ことが大げさになれば、社内資料のひとつも作成して費用対効果分析をきちんと説明するスキルが総務には求められる。営業が新規プロジェクトを立ち上…

職場の化学反応  ③

// 若い社員は上役の影響を受けやすい。というか感化されやすい。日ごろ私に対してはおとなしい女性社員が若手男性社員から仕事を頼まれた時、「それはうちの部の仕事なんですか?」ときっぱり言い切っているのを見てびっくりしたことがある。その女性社員の…

職場の化学反応  ②

// その新入社員は指導役の社員に対しても、どんどん改善点や、非効率と感じた部分を積極的に意見するタイプだ。それを周りで聞いているベテラン社員は自分たちの仕事運びを新人に否定されたと感じたらしい。そうした点をやんわり注意したところ、「私は仕事…

職場の化学反応  ①

// 数回の面接を繰り返し、人柄に好感のもてる人物と判断したものの実際に入社した初日から周囲との不協和に陥る新入社員に出くわした。職務経歴書のスキルには問題がなく、あとは当社のカルチャ-に馴染むまでの時間がかかるか・かからないか程度の問題と思…

引継ぎ業務は丁寧に

// 転職者の多くが必ずこなさなくてはならない業務に引継ぎ業務がある。「立つ鳥あとを濁さず」というが、中途採用の面接の過程でこちらが必ず確認する点に、①在職中の転職活動であるのか。退職の意思表示をすでにしているのか、これからなのか? ②(引継ぎ…

既存社員との相性

// 当社では採用部門で一通りの選抜で振るいにかけ人事部面接、配属部署の関係者面接を経て社長面談で採用決定というステップを踏んでいる。総務部門の欠員補充のための求人のときのこと。書類選考、面接をクリアし、キャリア面でも申し分の無い女性を関連部…

必ず問われる退職理由

// どの転職系サイトの質問コ-ナ-に必ずといっていいほど寄せられているものに転職回数が多いことへの対処法がある。ここ10年ぐらいの傾向として、初めての転職組にぶち当たることがめっきり少なくなった。応募者のほとんどが複数回の転職歴を持っている人…

仕事での成功体験を語れ

// 転職活動における書類選考、人事採用担当面接を通過して、最終関門の社長または役員クラス面接にこぎついた時、どのような準備をして当日を迎えれば良いのか。一次面接では、応募者の人となりの確認(人物評価)と業務に関連するスキルの有無、組織への協…

今春卒の第2新卒が早くも転職市場に出てきた

// 「人のサポ-トをしたいと思いまして、総務を希望しました」と若い志望者(女性)が身振り手振りを交えながら必死に自己アピ-ルをする。前職を研修期間を含めわずか3カ月で退職している。退職理由は「もともと事務系志望であったが、君には営業が向いて…

「職場の人間関係」が転職の動機

// 中途採用での面接時の中で必ず質問することになるのが転職の理由・動機についてである。なぜか「職場の人間関係」とする理由をはっきり述べる者がほとんどいない。そのことについては転職情報誌やネット情報からも好ましくない禁句・理由動機として取り上…

前職で身に付けたスキルを整理する

// 面接の場面で必ずチェックされるのが募集職種に対するスキルの有無である。履歴書や職務経歴書のペ-パ-上の自己申告は人事採用担当としてはあまり真に受けて信じることはない。例えば「人事部門の給与計算を担当」と経歴書にあっても、どこまで実務をこ…

職務経歴書は参考程度に 

// 採用活動において新卒対象者と中途採用者の判断材料は大きく異なる。中途採用にあたっては、それまで社会人として経験してきた職務経歴にスポットが当たるのは当然だ。最近の応募者の職務経歴書は非常に良く出来たものが多い。良く出来たと言うのは、定形…

会社側への質問を準備しよう ②

// 面接では必ず担当者から「何か確認しておきたいことはありますか?」と聞かれることがあるだろう。今後の面接スケジュ-ルから、社内の様子、志望職種の社員の平均的勤務形態から、待遇・昇進についてなど特に労働条件についてはしっかり確認することは当…

圧迫面接とは

// リクル-トス-ツ姿の就職活動中の学生であろうか。駅構内のベンチでその日の面接の様子を友達に報告している会話に耳が引き寄せられてしまった。その男子学生(未確認ではあるが以下学生とする)はしきりに「圧迫だよ、圧迫がさぁ・・・」と繰り返してい…

面接でのつまらない嘘  ②

// 営業職を募集したときのこと。彼は私に対し致命的な嘘をつくことになる。40代半ばになる彼は自身の出身学部を学校教育学部と記入した履歴書を提出していた。面談の過程で経歴を確認すると、高校時代から県内強豪チ-ムでサッカ-選手としてならし、多くの…

面接でのつまらない嘘  ①

// 採用担当者として、年間数百人と面接をこなすようになると、面接に来た人物と言葉を交わすことで大方、本心か、そうでないかは区別がつく。中には面接慣れしているのか、実によどみなくこちらの質問を「待っていました!!」とばかりに答えていくのだが、都…

履歴書の写真はとっても大事 ③

// 学生時代、就職活動で使う顔写真は大学の写真部が校舎の階段の踊り場で撮影してくれた。街の個人経営の写真館で撮るのと見まがう出来栄えに安心したものだ。今では駅のすみや、コンビニの前にもスピ-ド写真を撮るボックスが当たり前になった。スピ-ド写…

履歴書の写真はとっても大事 ②

// 人の第一印象のファクタ-に外見があるのは紛れもない事実だ。「人を外見(見た目)で判断してはいけない」とは言うものの、表情や身なりに対する意識をしっかり持っているか否かは、選考の大切な確認ポイントである。それはその人が入社して以降、職場環…

履歴書の写真はとっても大事 ①

// 総務職を募集したときのこと。今回はハロ-ワ-ク、大手ネット求人を使った。表立っては言えないが、部署の人間関係(力関係とも言い換えられるが)、女性を採用することは暗黙の了解だった。昔のように「女性求む」「男性社員求む」とは表記できないから…